Lo smart working, o lavoro agile, deve necessariamente prevedere le più efficienti forme di coordinamento a distanza. La tecnologia dà una grande mano sotto il profilo delle telecomunicazioni grazie a specifici programmi di messaggistica che permettono l’organizzazione di un flusso di lavoro anche quando questo è caratterizzato da una elevata complessità, con numerosi attori contemporaneamente all’opera. I programmi che suggeriamo qui di seguito sono in grado, in molti casi, di fornire servizi analoghi. Tuttavia ciascuna applicazione ha i suoi punti di forza specifici, in termini di interfaccia grafica, praticità d’utilizzo, eccetera.
Per le organizzazioni più semplici
Le app di messaggistica istantanea come Whatsapp, nel caso di gruppi di lavoro non troppo numerosi, o per comunicazioni brevi ed urgenti restano un ovvio strumento di lavoro nel contesto dello smart working. E’ possibile creare con grande semplicità uno o più gruppo di colleghi e inviare in questa stanza comune ogni comunicazione, inclusi file e link.
Per quanto riguarda le videoconferenze esistono strumenti un po’ più evoluti come Hangouts di Google, che consente di collegare assieme più “profili gmail” nella stessa conversazione: l’oratore viene automaticamente scelto dall’applicazione come riquadro principale. Tutti i contatti invitati alla videoconferenza ricevono un messaggio dall’organizzatore via email, e possono collegarsi all’ora prestabilita semplicemente cliccando sul messaggio ricevuto presso la casella di posta Google.
In alternativa, anche Skype permette con facilità di organizzare videoconferenze fra più profili iscritti alla piattaforma, benché non preveda con la stessa facilità di invitare i contatti all’interno della cerchia dei contatti email, come avviene in Hangouts. In compenso, l’app è ben nota a tutti e gode di un’ottima fluidità di immagini e audio.
Le chat di lavoro
Le piattaforme più interessanti per ampi team di lavoro a distanza sono le chat specificamente pensate con l’obiettivo di organizzare al meglio conversazioni, file e link.
Alcune delle applicazioni più popolari in quest’ultima categoria, sono Slack, HipChat e Amazon Chime, ma la concorrenza vede numerose alternative, molte delle quali gratuite. Molte le analogie fra i tre servizi in questione: disponibili su mobile e desktop, questi programmi consentono di organizzare le squadre di lavoro in diverse “stanze”, nonché di inviare messaggi istantanei in privato. E’ possibile per tutte allegare file e link, nonché fare ricerche interne per rintracciare tematiche specifiche attraverso l’inserimento di parole chiave. Tali funzionalità di ricerca interna (più versatile e chiara quella di Slack), insieme alle interfacce grafiche (più compatte HipChat e Chime, più massiccia quella di Slack) sono fra le differenze più rilevanti fra un servizio e l’altro.
E’ possibile personalizzare anche le notifiche per lo smartphone restando collegati, così, con il proprio team di lavoro. Microsoft Teams in modalità gratuita è un’altra valida alternativa che, analogamente a Slack e Chime, consente di organizzare videochiamate l’archiviazione di file fino a 10 giga.
