Smart working, 6 consigli per mantenere lo “spirito di squadra”

Prima dell’emergenza-Covid solo l’1,2% dei lavoratori italiani era impiegato a distanza. Nel periodo trascorso fra marzo e aprile “questa quota è salita improvvisamente all’8,8%”, ha rilevato l’Istat, aggiungendo che il 90% delle imprese con oltre 250 addetti e il 73,1% di quelle che ne contano fra i 50 e i 249 hanno introdotto o esteso lo smart working durante l’emergenza coronavirus.

Fra i fattori che hanno frenato per lungo tempo l’utilizzo dell’home working non mancava il timore che questa modalità di lavoro potesse incrinare o indebolire la trasmissione della cultura aziendale ai dipendenti, nonché raffreddare lo spirito di squadra che sorge con maggiore facilità quando si lavora nello stesso ambiente.
Il rischio, infatti, è che la risorsa impiegata in smart working si senta isolata dai colleghi che lavorano in ufficio.

Secondo Sam Hill, Head of People and Culture presso Bizspace, la maggiore società britannica per la fornitura di spazi di coworking, i team di lavoro a distanza possono arginare il problema dell’isolamento senza troppe difficoltà.
E’ necessario, però, dedicare un po’ di tempo e di attenzioni ad alcune attività il cui apporto allo spirito di gruppo è, però, assai notevole. “Anche quando lavorano da remoto, i dipendenti hanno bisogno di sentirsi collegati e di ricordare che sono parte di una squadra”, ha scritto Hill in un articolo. Ecco i suoi consigli pratici per mantenere saldi i legami fra casa e ufficio.

1. Aggiornare e condividere i valori della compagnia. “I valori dell’azienda sono fondamentali affinché i dipendenti comprendano lo scopo principale e i pilastri dell’organizzazione e quindi dovrebbero essere ben chiari nella mente di ciascun dipendente”, ha scritto Hill, “le aziende dovrebbero impiegare il tempo necessario per affinare i propri valori e obiettivi… prima di comunicarli regolarmente ai propri dipendenti. I valori dell’azienda dovrebbero essere strettamente collegati a ogni decisione e compito che il team completa”.
2. Usare la tecnologia a proprio vantaggio. In questo caso, la distanza fisica può essere compensata al meglio, e con poco sforzo, attraverso le videochiamate. Queste ultime dovrebbero essere organizzate “una volta al giorno o alla settimana” permettendo ai dipendenti di mostrare su che cosa stiano lavorando.
   “Questo permette di proseguire con i contatti e di festeggiare i risultati raggiunti”. Meglio evitare, invece, le telefonate comuni, dato che la gran parte della comunicazione si gioca a livello non verbale, ha precisato Hill.
3. Fornire riscontri utili. “Spesso le aziende adottano l’approccio ‘nessuna notizia è una buona notizia’ con i team remoti, ma i contatti irregolari possono danneggiare il benessere e il morale dei dipendenti”, ha scritto Hill, “gli individui potrebbero dubitare delle proprie capacità e sentirsi insicuri se non ricevono feedback o se non si mettono in contatto regolarmente dal proprio team di gestione”. In questo caso, meglio se il riscontro per i lavoratori a distanza viene fornito a voce, piuttosto che via email.
4. Essere onesti con i dipendenti. Secondo Hill comunicare in modo chiaro è “fondamentale” per mantenere una relazione di fiducia con i lavoratori a distanza. Per questo, i dipendenti dovrebbero essere aggiornati su ogni informazione importante legata all’azienda o al proprio ruolo.
   “La trasparenza è importante per la cultura di una società e senza di essa i lavoratori perderanno la propria lealtà nei confronti dell’impresa. La fiducia una volta persa è difficile da riconquistare”. Secondo Hill, inoltre, vanno fugate le incertezze offrendo un’informazione completa “evitando di di dare pezzettini di informazione di cui i dipendenti dovrebbero preoccuparsi”.
5. Organizzare eventi. Il drink che spesso accompagna la fine del turno di lavoro è un’opportunità che di cui non possono godere i dipendenti in smart working. Questo, però, non dovrebbe scoraggiare le imprese dall’organizzare eventi sociali a distanza estranei al lavoro.
   “Questi eventi aumentano il morale dei dipendenti poiché viene riconosciuto come l’azienda stia premiando il loro lavoro e i loro sforzi”, ha scritto Hill, “questo, a sua volta, può rafforzare la cultura aziendale in quanto i dipendenti avvertono un maggiore senso di lealtà nei confronti dell’organizzazione, anche dalle loro sedi a distanza”.